Tietosuojakoulutuksen ABC: Perusteet ja edut yrityksille

Tietosuoja on tärkeä osa yritysten toimintaa. Lait ja asetukset asettavat vaatimuksia henkilötietojen käsittelylle, tietojen säilyttämiselle ja rekisteröityjen oikeuksien toteuttamiselle. Yritysten on varmistettava, että ne noudattavat näitä vaatimuksia. Tämä vaatii vahvan turvallisuuskulttuurin rakentamista ja henkilöstön jatkuva tietosuojakoulutus on tärkeä osa sitä.

‍Mitä tietosuojakoulutus on?

Tietosuojakoulutus antaa yrityksen henkilöstölle ymmärryksen tietosuojasta ja sen merkityksestä. Koulutuksessa tulee käsitellä ainakin tietosuojalainsäädäntöä, tietosuojaan liittyviä käsitteitä ja henkilötietojen käsittelyyn liittyviä asioita. Lisäksi siinä on hyvä käsitellä ajankohtaisia asioita kuten esimerkiksi sosiaalisen median tietosuoja, tietojen kalastelu tai tekoälyn käyttöön liittyvät tietosuojakysymykset. Tietosuojakoulutus on tärkeä osa kyberturvallisuusstrategiaa. Kouluttamalla työntekijöitä tietosuoja-asioissa yritykset voivat vähentää tietoturvariskien todennäköisyyttä ja vaikutusta.

Tietosuojakoulutus kannattaa aloittaa perusteista, mutta osaamista pitää pystyä syventämään roolikohtaisilla ja toimialaan liittyvillä koulutuksilla. Esimerkiksi tietosuojavastaavalle tulee olla oma koulutus, jossa käsitellään juuri siihen tehtävään liittyviä asioita. Esihenkilöille ja henkilöstötiimille on tärkeää tarjota koulutusta työntekijöiden arkaluonteisten tietojen käsittelystä. Lisäksi on tärkeää tarjota koulutusta myös yrityksen toimialaan liittyvistä tietosuoja-asioista. Tietosuojaan liittyvän sääntelyn määrä vaihtelee eri toimialoilla. Esimerkiksi sote-alalla tietosuojaan kiinnitetään erityisen paljon huomiota, sillä siellä käsitellään paljon arkaluonteista tietoa.

Miksi tietosuojakoulutus on tärkeää?

Tietosuojakoulutus auttaa varmistamaan, että henkilöstön osaaminen on aina ajan tasalla ja työntekijät tuntevat tietosuojalainsäädännön asettamat vaatimukset. Sillä myös varmistetaan, että tietosuojan tärkeys pysyy ihmisten mielessä ja he ymmärtävät tietosuojan merkityksen omassa työssään. Tietosuojarikkomukset johtuvat usein inhimillisistä virheistä. Siksi on tärkeää, että yritykset panostavat työntekijöidensä tietosuojaosaamiseen. Tämä voidaan varmistaa tarjoamalla koulutusta ja tietoa tietosuoja-asioista. Se on tehokkain tapa ehkäistä tietosuojaan liittyviä riskejä.

Tietosuojasta huolehtiminen on koko yrityksen yhteinen vastuu. Sitä ei voida ulkoistaa IT-tiimille tai hoitaa pelkästään teknisillä ratkaisuilla. Tottakai on tärkeää, että ohjelmistot ja laitteet ovat ajan tasalla ja turvallisia, mutta sen lisäksi ihmisten osaamisen tulee olla ajan tasalla ja yrityksessä tulee olla avoin ja kannustava ilmapiiri tietosuoja-asioihin liittyen. Tärkeä osa hyvää tietosuojakulttuuria on se, että mahdollisista virheistä kerrotaan avoimesti. Silloin niistä voidaan tarvittaessa tiedottaa asianosaisia tahoja.Tietosuojaan liittyviä asioita ei pidä salailla, vaan on tärkeää olla avoin ja läpinäkyvä. Se on helppoa silloin, kun henkilöstö on hyvin koulutettu ja yrityksen tietosuojaan liittyvät prosessit ovat kunnossa. Sillä tavalla tietosuojasta pystytään rakentamaan yritykselle kilpailuetu.

‍

Mitä hyötyjä tietosuojakoulutuksesta on yrityksille?

• Hyvän ja luotettavan maineen rakentaminen
  • Tietosuojaan ja tietosuojakoulutukseen panostaminen luo yritykselle hyvän ja luotettavan maineen. Uusien asiakkaiden on helpompi luottaa yritykseen, jonka toiminta on läpinäkyvää ja tietosuojaan kiinnitetään huomiota. Tietosuoja-asioista kannattaakin viestiä avoimesti asiakkaille ja muille sidosryhmille esimerkiksi yrityksen kotisivuilla. Avoin viestintä lisää läpinäkyvyyttä ja luottamusta. 

• Lainsäädännön vaatimusten täyttäminen
  • Lait ja kansainväliset standardit edellyttävät henkilöstön tietosuojakoulutusta. Kouluttamisen tulee olla säännöllistä ja kouluttaminen tulee pystyä osoittamaan viranomaiselle tai auditoijalle.

• Tietosuojauhkilta suojautuminen
  • Tietosuojakoulutus auttaa yritystä välttämään tietosuojarikkomuksia ja niihin liittyviä seuraamuksia. Tietosuojarikkomukset voivat olla yritykselle erittäin kalliita, sekä taloudellisesti että mainehaitan näkökulmasta. 

• Työntekijöiden tyytyväisyyden parantaminen
  • Työntekijät arvostavat sitä, että työnantaja tarjoaa heille koulutusta, joka auttaa heitä ymmärtämään työnsä oikeudellisia velvollisuuksia. Työskentely on mielekkäämpää, kun tietosuojan perusasiat ovat kaikilla hallussa ja yrityksellä on selkeät toimintaohjeet tietosuojaan liittyen.

• Kilpailuedun luominen
  • Yritys, jossa on vahva turvallisuuskulttuuri ja henkilöstön tietosuojaosaaminen on huippuluokkaa, pystyy erottautumaan positiivisesti kilpailijoista. Vahva tietosuojaosaaminen voi olla merkittävä kilpailuetu tänä päivänä.

‍

Yhteenveto

Tietosuojakoulutus antaa yrityksen henkilöstölle ymmärryksen tietosuojasta ja sen merkityksestä. Se on tärkeä osa jokaisen yrityksen tietosuojaprosesseja. Koulutus kannattaa aloittaa perusteista ja sen jälkeen osaamista on hyvä syventää toimiala- ja roolikohtaisilla koulutuksilla. Säännöllisen tietosuojakoulutuksen lisäksi yritykseen tulee luoda avoin ja kannustava ilmapiiri ja muistuttaa henkilöstöä siitä, että tietosuojasta huolehtiminen on kaikkien yhteinen vastuu.

Tietosuojaan panostaminen luo merkittävää kilpailuetua. Se auttaa yritystä luomaan hyvän ja luotettavan maineen, täyttämään lainsäädännön vaatimukset, suojautumaan tietosuojauhkilta ja parantamaan työntekijöiden tyytyväisyyttä.
‍

Tutustu Navisec-palveluun

Navisec-palvelu on helppo ja tehokas tapa kehittää henkilöstön tietosuojaosaamista säännöllisesti. Se on avaimet käteen -palvelu, joka sisältää täysin valmiit ja säännöllisesti päivittyvät tietosuojan verkkoulutukset. Asiakkaan ei tarvitse koskaan huolehtia koulutussisältöjen luomisesta tai päivittämisestä. Lue lisää Navisecin eduista ja kattavista koulutussisällöistä täältä.